Politica de confidențialitate

Versiunea 1.2 · Publicată la 6 martie 2024

Vă mulțumim pentru interesul acordat serviciilor noastre! Securitatea și confidențialitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal sunt o prioritate pentru noi. În prezentul document veți regăsi Politica noastră de confidențialitate și de supraveghere video, completate cu Politica de Cookies, disponibilă în site.

Datele de identificare ale operatorului. Date de contact

Operatorul ce prelucrează date cu caracter personal prin intermediul prezentei pagini web este societatea POIANA CAILOR S.R.L, de naționalitate română, cu sediul în București Sectorul 6, Calea Giulești Nr. 333, Clădirea C2, Camera 15, Etaj 1, având Nr. de ordine la Registrul Comerțului J40/1605/2021, CUI 43649991.

Pentru orice solicitări/ sesizări/ reclamații privind datele dumneavoastră cu caracter personal și informații suplimentare ne puteți contacta în scris, la adresa sediului nostru sau prin e-mail în atenția Responsabilului pentru protecția datelor, la adresa contact@singurenimanor.com.

Noțiuni esențiale conform definițiilor Regulamentului European nr. 679/2016 (GDPR)

„date cu caracter personal„ înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

„prelucrare” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

Conținut și scop. Sfera de aplicare

Prin prezentul document asigurăm, pentru toți vizitatorii și utilizatorii prezentei pagini web, informarea și obținerea dovezilor de consimțământ expres/ implicit, dedus din circumstanțele navigației în site și transmiterii voluntare de date către noi, pe căile de comunicare disponibile/ afișate în aceasta și ulterior, pentru toți oaspeții noștri/ invitații oaspeților noștri în contextul aflării la locație – Incinta „Singureni Manor”. Contactarea societății noastre reprezintă acceptarea de către dumneavoastră a dispozițiilor prezentului document.

Dispozițiile prezentului se aplică atât prelucrărilor de date realizate prin prezenta pagină web (și ulterior, prin celelalte căi de comunicare), cât și prelucrărilor de date prin terțe pagini/ căi, în contextul cărora se face trimitere la acestea – exemplu: anunțuri de recrutare publicate pe terțe pagini web/ prelucrarea de date prin și în contextul activităților de promovare și marketing online/ prin rețele sociale – prelucrări directe/ indirecte prin surse externe care trimit la prezenta politică explicit și/ sau implicit.

Datele cu caracter personal colectate prin pagina web sau din mediul online, în general

Datele prelucrate depind de secțiunea/ funcționalitatea accesată în site, precum și de modul și scopul în care realizați comunicarea cu noi prin site/ prin alte mijloace de comunicare:

datele colectate prin module cookies, automat la accesare/ navigare în diverse secțiuni/ accesare a diverselor funcționalități – pentru detalii, a se vedea Politica de Cookies;
completarea formularului de contact disponibil în site: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, sexul (în măsura în care reiese implicit din prenume sau adresa de e-mail), precum și orice date furnizate voluntar în câmpul mesajului (ex: data nașterii/ vârsta/ ocupația/ funcția/ locul de muncă/ stare civilă/ obiceiuri/ preferințe);
transmiterea de mesaje sau efectuarea de apeluri telefonice la adresele de contact afișate pe site: datele de contact aferente, orice date furnizate în mesaj, numele și prenumele, datele aferente CV-urilor depuse, date privind funcția deținută în cadrul unei companii, starea civilă, obiceiuri și preferințe;
lansarea de solicitări de rezervare prin terțe site-uri de profil turistic: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, tip card, numărul cardului de credit/ debit, numele titularului, data expirării și codul de securitate, perioada sejurului;
pentru rezervările online de grup se solicită doar datele celui care face rezervarea, cu indicarea numărului de persoane din grup, precum și a numelui și prenumelui celor din grup;
la cazare (și servicii adiacente)/ la restaurant/ la desfășurarea activităților specifice din incintă se vor colecta, în limita strict necesară, și date suplimentare: datele din rezervare și fișa de cazare, datele din CI/ pașaport, sex, telefon, e-mail, cont bancar, date de geolocație aferente sejurului, cetățenie, data și loc naștere, semnătură;
pentru activitățile desfășurate pe bază de Declarație de luare la cunoștință și de asumare a riscului și a răspunderii: suplimentar, datele din CI/ pașaport, data și loc naștere, semnătură;
în cazul evenimentelor, ca regulă, se vor colecta doar datele organizatorului, la care se pot adăuga date ținând de natura și scopul evenimentului. Lista invitaților (dacă este utilizată pentru acces) va fi distrusă după finalizarea evenimentului;
abonarea la newsletter/ aderarea la comunitatea noastră online/ activarea cookie-urilor de marketing: e-mail – furnizat voluntar, asociat unui consimțământ distinct și retractabil;
transmiterea de solicitări/ reclamații/ sesizări privind datele cu caracter personal: numele, prenumele, sexul (dacă poate fi dedus), datele de contact aferente;
înscrierea la promoții, concursuri și campanii – în condițiile stipulate în Regulamentul Oficial aferent fiecărui eveniment;
vizitarea și interacțiunea cu / publicarea de testimoniale în rețelele sociale administrate de Operator (Facebook, Instagram, LinkedIn): nume de utilizator, date publice asociate paginii personale, conținutul mesajelor/ imaginilor/ videoclipurilor publicate voluntar.

Societatea noastră nu creează baze de date distincte din datele publicate în aceste pagini, însă poate folosi implicit datele colectate direct de aceste terțe pagini în analizele de audiență și de marketing (excepție adrese e-mail furnizate de abonații la newsletter). Pentru mai multe informații privind prelucrarea de date realizată prin aceste pagini puteți consulta Politicile de confidențialitate proprii ale acestora.

Temeiurile și scopurile prelucrării

Datele aferente formularului de contact și mesajelor primite – Temei: consimțământul dumneavoastră, obligația noastră legală sau contractuală, interesul nostru legitim prevalent. Scop: gestionarea, soluționarea și furnizarea de răspuns solicitărilor/ ofertelor primite, recrutare, negocierea colaborărilor, conformitate legală, apărarea drepturilor și intereselor noastre legitime.
Datele aferente solicitărilor/ reclamațiilor privind datele cu caracter personal – Temei: obligația noastră legală, interesul nostru legitim prevalent. Scop: exercitarea efectivă a drepturilor dumneavoastră, conformitate și apărarea intereselor legitime.
Datele aferente abonării la newsletter/ comunicărilor de marketing – Temei: consimțământul dumneavoastră, obligațiile noastre legale, interesul nostru legitim prevalent. Scop: promovarea produselor, serviciilor și evenimentelor, construirea unei comunități.
Datele aferente testimonialelor/ interacțiunilor din rețelele sociale – Temei: consimțământul dumneavoastră, obligațiile noastre legale, interesul nostru legitim prevalent. Scop: promovare, îmbunătățirea produselor și serviciilor.
Datele aferente rezervărilor – Temei: consimțământul dumneavoastră, obligațiile noastre contractuale/ legale, interesul nostru legitim prevalent. Scop: executarea angajamentelor contractuale, conformitate legală, apărarea drepturilor legitime.
Datele suplimentare la cazare/ restaurant/ activități specifice – Temei: consimțământul dumneavoastră, obligațiile noastre contractuale/ legale, interesul nostru legitim prevalent. Scop: negocierea, semnarea și executarea contractelor, securitatea în locație, investigarea incidentelor.
Datele aferente promoțiilor, concursurilor și campaniilor – Temei: consimțământul dumneavoastră, obligațiile noastre legale, interesul nostru legitim prevalent. Scop: promovarea produselor și serviciilor, conformitate legală.

Durata prelucrării

Datele colectate involuntar/ nesolicitate, fără temei legal: se șterg imediat ce se constată colectarea.
Datele din formularul de contact neurmate de un contract: 1 an de la răspuns, respectiv 1 lună dacă nu s-a răspuns.
Datele aferente rezervărilor/ contractelor: 5 ani de la încetarea raporturilor dintre părți.
Fișele de cazare: 5 ani, conform HG nr. 237/2001.
CV-urile transmise pentru recrutare: pe durata procesului și încă 1 an după finalizare (cu consimțământ); CV-urile angajaților: pe durata contractului și 75 de ani după încetare, conform legii; CV-urile netransmise în cadrul unui proces de recrutare: 1 lună.
Datele prelucrate în scop de marketing și din interacțiunile din rețelele sociale: până la retragerea consimțământului.
Documentele care dovedesc conformitatea prelucrării în fața ANSPDCP: 3 ani.
Documentele de plată și financiar-contabile: 5 ani sau conform obligațiilor legale fiscale.

Destinatarii datelor. Transferul internațional de date

Ca regulă, societatea va dezvălui datele vizate de prezentul document strict angajaților și colaboratorilor interni autorizați, limitat și justificat, colaboratorilor externi, care acționează fie ca departamente externalizate (ex. HR, Marketing), fie ca furnizori și prestațori de servicii interpuși în contractele pe care le încheiați cu societatea. Toți acești destinatari și-au asumat angajamente și acorduri de prelucrare a datelor, astfel încât să fie implementate și respectate măsuri de securitate și confidențialitate adecvate.

Societatea nu realizează transfer de date către alte țări. Cu toate acestea, datele pe care ni le furnizați în vederea comunicărilor de marketing (e-mail) sunt gestionate la nivelul partenerului nostru contractual dintr-o țară terță Uniunii Europene. Consimțământul dumneavoastră pentru comunicările de marketing implică și consimțământul dumneavoastră pentru transferul de date realizat în modul descris.

Prezenta pagină web prezintă trimiteri la pagini și rețele sociale terțe, care nu sunt sub controlul ori administrarea noastră, decât limitat și circumstanțiat, la paginile proprii deținute în acestea. Pentru mai multe detalii vă rugăm să accesați politicile de confidențialitate aferente acestor pagini și rețele.

Securizarea și confidențialitatea datelor dumneavoastră

Tratam datele dumneavoastră și solicitările dumneavoastră în legătură cu acestea cu importanța cuvenită. În acest sens, implementăm măsuri tehnice, organizatorice și juridice adecvate pentru securizarea și confidențializarea lor, printre care:

aplicăm politici și proceduri interne, pe bază de evaluare de risc prealabilă;
instruim personalul implicat în prelucrare și ne responsabilizăm destinatarii externi ai datelor prin clauze contractuale specifice;
realizăm transferul fizic/ informatic al datelor după reguli specifice de securitate;
securizăm spațiile de stocare a datelor atât fizic, cât și informatic;
asigurăm periodic revizia specializată a stațiilor de lucru și a programelor de securizare utilizate;
revizuim periodic măsurile de securitate și sancționăm abaterile;
tratăm prompt și conform legii breșele de securitate.

Drepturile oricărei persoane vizate

Dreptul de acces – dreptul de a obține o confirmare din partea noastră dacă vă sunt ori nu prelucrate datele cu caracter personal și, în caz afirmativ, de a obține acces la datele respective și la informații privind modalitatea în care sunt prelucrate.
Dreptul la portabilitatea datelor – dreptul de a primi datele personale într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, precum și dreptul ca aceste date să fie transmise direct altui operator, dacă acest lucru este fezabil tehnic.
Dreptul la opoziție – dreptul de a vă opune prelucrării datelor personale, în special în scop de marketing direct.
Dreptul la rectificare – dreptul de a solicita și obține, fără întârzieri nejustificate, corectarea datelor inexacte/ actualizarea sau completarea datelor incomplete.
Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) – când datele nu mai sunt necesare, vă retrageți consimțământul, vă opuneți prelucrării, datele au fost prelucrate ilegal sau trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale.
Dreptul la restricționarea prelucrării – în anumite cazuri specifice, fără a solicita ștergerea datelor.
Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).
Dreptul la soluționarea solicitărilor/ sesizărilor/ reclamațiilor într-un termen rezonabil și de a fi informată cu privire la măsurile adoptate.
Dreptul de a fi informată în cazul încălcării securității datelor dumneavoastră, cu excepțiile stabilite de lege.

Solicitări/ reclamații/ sesizări privind datele cu caracter personal

Orice solicitări/ reclamații/ sesizări privind datele cu caracter personal vor fi adresate în scris, la adresa de email indicată în prima parte a prezentului document, cu furnizarea unei adrese de contact la care răspunsul se poate comunica tot în scris. La adresarea oricărei solicitări, solicitantul se va identifica în mod corespunzător. Solicitările transmise telefonic nu vor fi avute în vedere până nu vor fi transmise și în scris. Soluționarea oricărei cereri se va realiza într-un termen rezonabil, dar maxim în 30 de zile de la primirea acesteia, termen ce poate fi prelungit cu două luni când este necesar, cu informarea motivată a persoanei vizate.

Politica privind supravegherea prin mijloace video

Efectuarea unei rezervări ferme, care să asigure acces în Incinta „Singureni Manor”, sau simpla prezență și tranzitul prin Incintă reprezintă acceptarea de către dumneavoastră a dispozițiilor prezentului document.

Locațiile și spațiile supravegheate

Pentru siguranța și confortul dumneavoastră, Incinta Singureni Manor, situată în com. Singureni, Jud. Giurgiu, este supravegheată prin mijloace de supraveghere video. Dispozitivele de captare a imaginii sunt amplasate după cum urmează:

punctele de intrare și ieșire ale incintei;
parcări;
recepții;
scări și holuri de acces (comune/ publice) ale clădirilor în care se asigură cazare;
restaurant;
spații exterioare care necesită supraveghere minimă de securitate;
zone de importanță majoră care necesită securizare suplimentară (zona unde sunt păstrate sume de bani, acces la camera de supraveghere, depozitare substanțe periculoase, zona cameristă, anumite birouri, zona bar, depozite etc.);
zonele și proximitatea zonelor în care se desfășoară anumite activități specifice.

Totodată, pentru securitatea bunurilor, persoanelor și informațiilor, la sediul social al societății se realizează supraveghere video, în zona de acces în sediu și în zonele de acces la încăperile în care se stochează valori, date personale și informații confidențiale. Camerele funcționează 24 de ore/ zi, 7 zile/ săptămână. Zonele supravegheate sunt semnalate corespunzător în Incinta „Singureni Manor”. Nu se face monitorizare a perimetrului public învecinat incintei. Nu se monitorizează zonele susceptibile să ofere un grad mai ridicat de discreție, cum ar fi camerele de cazare, grupurile sanitare și, de regulă, birourile.

Datele colectate

Se colectează exclusiv imaginea vizuală și numărul de înmatriculare al mașinilor din incinta „Singureni Manor”, precum și imaginea vizuală la sediul social, corelate cu data și ora surprinderii imaginii. Nu există înregistrare vocală. Sistemele nu sunt inter-conectate cu baze de date care să permită identificarea directă a celor surprinși în imagini.

Cadrul legal. Temeiurile și scopurile prelucrării

Colectăm și prelucrăm datele dumneavoastră în baza Legii nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor, a HG nr. 301/2012 pentru aprobarea Normelor Metodologice aferente, a Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și a instrucțiunilor ANSPDCP. Temeiurile și scopurile prelucrării sunt: obligația legală de pază și protecție a persoanelor, bunurilor și informațiilor; obligația legală de securizare a datelor cu caracter personal; protejarea sănătății și integrității fizice a persoanelor; interesul legitim prevalent de a supraveghea modul de prestare a muncii de către angajați și de a menține nivelul de calitate al serviciilor.

Durata prelucrării

De regulă, 30 de zile calendaristice de la colectare, cu ștergere automată subsecventă. Circumstanțial, până la soluționarea definitivă a incidentului pentru care o înregistrare este necesară ca dovadă, sau pe durata impusă de autorități.

Destinatarii datelor. Transferul internațional de date

De regulă, doar destinatari expres nominalizați – conducerea și angajații/ colaboratorii cu atribuții în supravegherea și controlul de securitate și pază. Circumstanțial: autorități/ agenții forței publice în caz de incidente; angajați/ colaboratori responsabili de intervenții tehnico-informatice asupra sistemului; prestațori de servicii juridice implicați în apărarea drepturilor și intereselor noastre legitime. Nu realizăm transfer de date în afara României.

Securitatea și confidențialitatea informațiilor

Asigurăm securitatea și confidențialitatea datelor dumneavoastră colectate prin camere video prin evaluare de risc periodică, politici și proceduri specifice, transparența prelucrării, securizarea fizică și informatică a mediilor de stocare, instruirea personalului implicat și intervenție promptă în cazul breșelor de securitate.

Drepturile persoanei vizate

În legătură cu toate datele dumneavoastră captate prin camerele de supraveghere puteți exercita drepturile enumerate mai sus, în cadrul Politicii Generale de Confidențialitate și în condițiile stabilite prin aceasta. Vă rugăm să aveți în vedere că, în acest caz, exercitarea drepturilor poate avea un rezultat favorabil în măsura în care o solicitare este lansată în cadrul duratei standard de păstrare a datelor. Vom da curs unei solicitări de transfer/ ștergere a datelor strict dacă datele altor persoane pot fi separate/ confidențializate în mod corespunzător și la costuri rezonabile; dreptul la rectificare este, de principiu, inaplicabil în raport de specificul prelucrării.

Versiunea 1.2, publicată la 6 martie 2024.